Planner Nedir? Office Grupları ile nasıl kullanılır? 8/8

Merhabalar, bu makalemde de Office 365 grupları planner kullanımı hakkında bilgi paylaşacağım. Grupların bireysel kullanım tarafında Grup Outlook Özellikleri ve Office 365 Grup SharePoint Kullanımı makalelerini paylaşmıştık sıra geldi Planner’a. Bu makaleyi diğerlerine göre biraz daha uzun tutmamız gerekiyor aslında. Hakettiği değeri göremeyen ürünlerden birisi olduğunu düşünüyorum. Bence çok başarılı bir ürün fakat eksiklikleri de var tabii ki. Bu makalede aşağıdaki konulara girmeyi düşünüyorum.

• Planner Nedir?
• Planner ile ne yapabilirim?
• Planner nasıl kullanılır? Hangi lisansa sahip olmalıyım?
• Planner Teknik Bilgi – Giriş

Planner Nedir?

Ekip içi ve ekipler arası iletişimin çok önemli olduğunu hepimiz çok iyi biliyoruz. Yapılması gereken işlerin aksadığında o çarkın dönmemesini, dönmeyen çarkın çıkarabileceği soruları hepimiz tahmin edebiliyoruz. Office 365 Planner ise bu tür durumların önüne geçmek için yapılmış bir ürün gibi düşünebilirsiniz. Office 365 Grup Nedir makalesinde kısaca bahsetmiştik zaten. Bu sefer biraz detaylı anlatmaya çalışayım.

Planner nedir dediğimizde aklımıza isminden dolayı planlama geliyor zaten. “Ee! Zaten biz planlamamızı yapıyoruz” diyebiliriz. Fakat Planner’ın bize sunduğu avantaj bunları takip etmenin kolay olması ve bilgilerin küçük kağıtlardan herkesin görebileceği bir portal’a taşınmış olması. Küçük de olsa bir istatisliği bulunması ve birkaç ürünle entegre çalışabilmesi de cilası tabi. Aslında bu işi uzun zamandır yapan firmalar da mevcut. Microsoft’un bize ek bir getirisi bulunmuyor diğer ürünlerden. Benim gözümdeki faydası, bildiğimiz bir üreticiden gelmesi ve hali hazırda kullandığımız Office 365 ile entegre çalışabilmesi.

Planner ile ne yapabilirim?

Aslında ” Planner Nedir? ” sorusunu cevaplerken üzerinden de geçtik fakat biraz daha detaylandıralım. Bir ekip içi veya ekipler arası görev dağılımı yapıp işleri tamamlamak için kullanılabilir. Bunu da örneği ABC işleri mevcut, A işini bir kişiye B işini bir kişiye C işini bir ekibe görev olarak atayabilir ve son durumlarını takip edebilirsiniz. Yani bir görevi farklı ekiplere bölerek/paylaştırarak görevi inceltebilir ve takibini sağlayabilirsiniz.

Ekip içi görev dağılımından ziyade tek bir kişi olarak da düşünüp belli kullanıcılara iş atayabilir ve takip sürecine girebilirsiniz.

Etkinlik çizelgesi gibi kullanabilir ve kullanıcıların beklentilerini ölçebilirsiniz. ( Bunu da bir müşterimde görmüştüm, hiç aklıma bile gelmemişti fakat oluyor 🙂 )

Genel hatları ile özet geçmek gerekirse;

• Ekip içi görev dağıtımı yapmak
• Ekipler arası koordinasyonu sağlamak
• İş akışını takip etmek
• Eğitim vb süreçleri analiz etmek ve takibini sağlamak
• Takla attırıp garip şekillerde kullanmak 🙂

Planner nasıl kullanılır? Hangi lisansa sahip olmalıyım?

Planner’ı bilgisayarınza kurmak için bir program/araç maalesef ki bulunmuyor. Açıkçası ihtiyaç olduğunu da düşünmüyorum. Bu ürünü zaten farklı alanlarda kullanabiliyoruz. Planner’ı kullanabilmek için Portal‘a giriş yapıp Planner uygulamasına geçebilirsiniz.

Bunların dışında ek olarak kullandığınız ürünlerin içinde de görüntüleme imkanımız var fakat pek kullanışlı olmaz. Ara sıra paylaşımlarda ihtiyaç olabiliyor. Bu ürünlerden bahsetmek gerekirse;

• Outlook
• Takvim
• SharePoint
• OneNote
• Yammer

Yukarıdaki ürünlerin içinde özellik bazında bazen kullanmanız gerekebilir. İhtiyacıınıza bağlı olarak tercih edebilirsiniz fakat portal daha kolay olacaktır. Ayrıcaaaa!

• Android Uygulaması
• iOS Uygulaması

Uygulamalarda da oldukça başarılı çalıştığını belirtmem gerekiyor.

Planner’ı kullanmak için sahip olmanız gereken lisanslar aşağıdakiler. Bu lisansı atadığınız bütün kullanıcılarınız kullanabilir.

• Office 365 E1
• Office 365 E3
• Office 365 E5
• Office 365 Business Premium
• Office 365 Education

Planner Teknik Bilgi – Giriş

O zaman Planner’a ufak ufak teknik giriş yapalım. Ben diğer makalelerde olduğu gibi size bilgileri aktaracağım, kullanımı sizin hayal gücünüze kalmış.

Öncelikle daha önce yazdığım Office 365 Grup Türleri makalemde olduğu gibi tekrar hatırlamak istiyorum. Office 365 Unified Gruplar için geçelidir bu özellik. Ben sizler için oluşturduğum özel bir demo ortamından devam edeceğim.

Atamaları grup ve kişi bazlı yapacağımız için gruplarımızın olması gerekiyor. Alanlarımızdan bahsedelim;

Planner’I açtığımızda sol tarafta açılan menüde 5 seçenek göreceğiz.

Yeni Plan:

Yeni Plan’I tıkladığınızda karşınıza yeni bir Office 365 grubu oluşturma alanı gelecektir. Office 365 Grup Yönetimi, Office 365 Grupları PowerShell, Office 365 Grup oluşturma makalelerindeki işlemlerden pek farkı yok. Sadece Planner ara yüzünden oluşturuyoruz.

Planner Merkezi:

Bu alanda ise atadığınız görevlerin verilerini görebilirsiniz. Çok müthiş bir istatistlik olmasa da işe yarar ve kontrolü ele alabileceğiniz veriler sunuyor. Hangi ekipler görevini tamamlamamış, hangi ekiplerde kaç görev var. Grupların geciken ve devam eden projeleri vb görüntülenebilir. Grupları tıklayarak görevlerin bulunduğu alana da geçebilirsiniz.

Gröevlerim:

Görevlerim alanında ise kendinize atanan görevleri görebilirsiniz. Yapmanız gereken işleri takip edebilir ve bu alandan yorumlarınızı ekleyebilirsiniz.

Sık Kullanılanlar ve Diğer Planlar

Sık kullanılanlar ve Diğer Planlar’da ise, ekli olduğunuz grupları görebilirsiniz. Bu alandan grupları tıklayarak grup içindeki kişilere atanmış görevlerin devam edip etmediğini, tamamlanma süreleri vb bütün detayları görebilirsiniz.

Bu makalemde gruplar için nasıl kullanabileceğimizi kısaca açıklamak istedim. Biraz da giriş seviyesinde teknik olarak inceledik. Gruplar ile ilgili makale serisini bitirdikten sonra 2-3 makalelelik Planner serisi yazmayı düşünüyorum. Muhtemelen 1-2 haftamı alacaktır 🙂 Şimdilik bununla idare edelim artık.

Bu makaleden sonra da Office 365 grupları ile ilgili sıkça sorulan sorular makalesini yazıp tamamlamak istiyorum. Umarım yararlı bir makale olmuştur.

Keyifli çalışmalar dilerim.