Office 365 Grup SharePoint Kullanımı 7/8

Merhaba arkadaşlar, bu makalemde sizlere Office 365 grup sharepoint kullanımı hakkında bilgi paylaşacağım. Bu makalenin içeriği biraz kısa olacak çünkü çok fazla detay var ben sadece son kullanıcı tarafındaki genel kullanımlardan bahsedeceğim. SharePoint bildiğiniz gibi çok fazla pırkalanması gereken, ıvır zıvırı çok olan bir ürün. SharePoint tarafındaki makaleleri yazmaya başladığımda bu makalenin içine de ekleyeceğim. Fakat şimdilik sadece genel olarak neler yapabiliriz, son kullanıcı için ne tür kolaylıklar sağlayabilir bunlardan bahsedeceğim.

# Office 365 Grup SharePoint Kullanımı

Bir önceki makalemizde de hatırlarsanız, Grup Outlook Özellikleri ve Planner Özellikleri  bahsetmiştik. Yani Exchange tarafındaki kullanımı anlattım. Office 365 grupları için bir çok özelliği olduğunu Office 365 Grup Nedir adlı makalemde belirtmiştim, bunlardan birinin de SharePoint olduğunu söylemiştim. Office 365 grup SharePoint kullanımı dediğimizde aklımıza birçok özellik gelebilir. Ben son kullanıcı tarafında işinizi kolaylaştıracak olan iki özelliğinden bahsedeceğim. Bunlar dosya paylaşımı ve not defteri özellikleri. Office 365 Grup Türleri arasında, sadece Unified Group’un desteklediği SharePoint kullanımı da oldukça basit. Fakat bu makalemde genel hatlarından bahsedeceğim. Office 365 Grup oluşturma makalesindeki yönergelere göre grubunuzu oluşturduysanız SharePoint tarafına da hızlıca giriş yapabiliriz. Ben

# Grupların SharePoint üzerinde dosya yönetimi

Office 365 Grupları PowerShell yönetimi makalesinde oluşturduğum PS Group adlı grubu kullanarak ilerleyeceğim. Ekli olduğunuz Office 365 grubuna ait dosyaları görebilmek, yeni dosya eklemek veya düzenlemek için öncelikle bu alana gitmemiz gerekmektedir.

Office 365 grubuna ait siteyi nerede bulabilirim?

Office 365 grubuna ait olan bir siteyi bulmak için, Outlook‘u açın ve gruplar klasörünün altında bulunan bağlı olduğunuz gruba tıklayın. Yukarıdaki menüden OneDrive simgesi olan Dosyalar butonuna tıkladığınızda bir tarayıcı açılacak ve sizden kullanıcı adı ve şifresi soracaktır. Kullanıcı adı ve şifresini girdikten sonra bu alana ulaşabilirsiniz.

İkinci bir alternatif olarak da sol üst köşede bulunan arama alanında grubun adını yazarak girebilirsiniz.

Office 365 gruplarında SharePoint yetkilendirmesini nasıl yapabilirim?

Office 365 Grup Yönetimi adlı makalemde de yetkilendirmelerinden bahsetmiştim. Dizayn olarak zaten gruba üye olan kullanıcılar bu sayfayı görebilecekler. Fakat gruba üye olmayak kullanıcılarınız varsa bu kullanıcılara klasör bazlı olarak da izin verebilirsiniz. Bunun için yapmanız gerekense izin vermek istediğiniz klasöre veya dosyaya sağ tıklayıp paylaş demek. Ardından gelen ekranda ise görüntüleme veya düzenleme yetkisini seçip yetkilendirmesini tamamlayabilirsiniz.

Video’da görebileceğiniz gibi, Ben Burak Varol kullanıcısına TEST klasörü ve içindekiler için düzenleme yetkisi verdim. Bunu siz sadec görüntüleme yetkisi olarka verebilir veya tüm şirkeye veya belirli kullanıcılara açabilirsiniz. Ayarların tümü video’da gördüğünüz kadar, oldukça basit bir arayüz.

Belge yönetimi aslında bu kadar fakat klasörler çoğaldıkça yetkilendirme sorunu artabilir. Ayarlarınızı geleceğe yönelik yapmanızda fayda var.

SharePoint’te bulunan grup alanını OneDrive üzerinde senkronize edebilir miyim?

Evet! Onu da oldukça basit şekilde yapabilirsiniz. Bu işlem için yapmanız gereken grubun sayfasını açmak ve üst kısımda bulunan eşitkle butonuna tıklamak. Bundan sonrasını bırakın OneDrive sizin için yapsın 🙂 Video ile örneğini gösterelim;

Grup içi OneNote nasıl kullanabiliriz?

SharePoint içinde anlatıyorum ama aslında SharePoint özelliği sayılmaz. Sadece SharePoint ile sync yaparak size bilgileri ulaştırmaya çalışan başlı başına bir ürün. Muazzam bir ürün ve kullanılması gerektiğini düşünüyorum. Ben size sadece takım içi nasıl kullanılır bundan bahsedeceğim fakat sadece bu ürün ile ilgili detaylı bilgileri bulunan bir blog’u paylaşacağım. https://www.parlakyigit.net/ Bu blogda ürün hakında detaylı bilgi bulabilirsiniz. Bu gruba bağlı olarak kullanabileceğiniz OneNote defteri zaten grup oluşturulduğunda otomatik olarak gelmektedir.

Gruba ait olan SharePoint alanını açtığınızda sol tarafta Not Defteri adında bir buton göreceksiniz. Bu butona basarak OneNote’u açabilirsiniz. Bu defter üzerinde yapacağınız bütün değişiklikleri defteri kullanan bütün kullanıcılar görecektir.

Bu uygulamayı tarayıcıdan kullanmak zorunda da değilsiniz, bilgisayarınıza kuracağınız OneNote ile bağlayabilirsiniz. Buun için de üst kısımda bulunan OneNote uygulamasında aç demeniz yeterlidir. Bu buton tıkladığınız anda size hangi uygulamada açmak istediğinizi soracak. Eğer Windows 10 kullanıyorsanız içinde uygulama olarak yüklü gelmektedir. Fakat ben bu sayfadan asıl programı indirmenizi tavsiye ederim.

Videoda görebileceğiniz üzere ben tarayıcıda yazdığım yazıyı, uygulama açıldıktan sonra da görebildim. Bunu benim görebildiğim gibi bütün kullanıcılar da görecektir.

OneNote’da genel hatlarıyla bu şekilde fakat kullanımını detaylandırmanız gerekiyor. Bu kısım da sizin hayal gücünüze kalmış. Defter içinde sayfalar kullanımı ve dosya paylaşımlarını çok düzgün şekilde yapmanız iş akışınızı çok etkileyecektir.

Office 365 grup Sharepoint kullanımı bu şekilde, bu işlemleri tekrar tekrar döndürmekten ibaret. Biraz düzgün bir planlama ile şaheser yaratabilirsiniz. Ben size sadece giriş kısmından bahsettim, umarım yararlı olmuştur. Office 365 grup sharepoint kullanımı hakkında aklınıza takılan soru varsa bu makale altından yorum yapabilirseniz yardımcı olmaya çalışırım.

Keyifli çalışmalar dilerim.