Paylaşılmış Posta Kutusu Nedir? Nasıl Kullanılır?

Bu makalemde Paylaşılmış Posta Kutusu Nedir? Nasıl Kullanılır? konularına değineceğim.

Bu makalemde size Exchange Online özelliği olan shared mailbox yapısından bahsedeceğim. Genel hatlarıyla aşağıdaki sorulara cevap vermeye çalışacağım.

• Nedir?
• Ne amaçla kullanabiliriz?
• Nasıl oluşturulur?
• Nasıl kullanılır?

Paylaşılmış Posta Kutusu nedir?

Bir şirkette bir departmanın veya bir grup çalışanın e-postalarını tek bir adresten takip edip, mail göndermesi için kullanabileceğiniz ve lisans gerektirmeyen bir posta kutusudur. Sadece mail takip etmek olarak düşünmeyin. Bu bir posta kutusudur ve normal bir adres ile yapabileceğiniz herşeyi yapabilirsiniz.

Paylaşılmış Posta Kutusu’nu ne amaçla kullanabiliriz?

Genel olarak bir paylaşılmış posta kutusunu bir grup çalışanın ortak faliyetlerini daha rahat yürütebilmesi için kullanabilirsiniz. Bir adet paylaşılmış posta kutusu açarak;

• Kullanıcılara tanımlayabilir ve herkesin o adres üzerinden mail göndermesini ve almasını sağlayabilirsiniz. Anlık olarak gönderilmiş ve alınmış mailleri takip edebilirler.
• Tek bir takvim üzerinden, grup faliyetlerini yönetebilir. Anlık olarak iş takibi yapabilirsiniz.
• Departman/Grup adına mailler gönderebilirsiniz.
• Düzgün bir yönetimle, outlook kişilerinizi yönetebilir ve iletişimi hızlandırabilirsiniz.
• Görevleri kullanarak iş dağılımı yapabilirsiniz.

Paylaşılan Posta Kutusu nasıl oluşturulur?

Office 365’de paylaşılmış bir mailbox oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edelim.

• Exchange Yönetim Merkezi’ni açalım.
• Alıcılar sekmesi içinden paylaşılan butonuna tıklayalım.
• Artı butonuna basalım, yeni paylaşılmış posta kutusu oluşturma ekranı gelecektir.
• Açılan ekranda, Görünen Ad, e-posta adresi ve yetkili kullanıcıları ekleyip kaydet’i tıklayalım.

Ardından paylaşılmış posta kutusu oluşacaktır ve eklenen kullanıcıların Outlook’larında Shared Mailbox görünecektir. Ekran görüntüsünde de görebilirsiniz;

Paylaşılmış posta kutusu nasıl kullanılır?

Öncelikle belirtmek gerekiyor ki, şirket dışı kullanıcıları buraya ekleyemezsiniz. Eğer böyle bir isteğiniz varsa Office 365 grubu oluşturmanız gerekmektedir.

Paylaşılmış posta kutusunu Outlook Client veya Outlook Web Access üzerinden kullanabilirsiniz.

Outlook üzerinde kullanmak için;

Eğer ki Office Pro veya üstü bir sürüm üzerinde kullanıyorsanız otomatik olarak Outlook’unuza tanımlanacaktır. Eğer tanımlanmazsa aşağıdaki adımları takip ederek tanımlayabilirsiniz.

• Outlook>Dosya>Hesap Ayaları>Hesap Ayarlar…> Bu alana gidelim.
• Açılan pencerede yetkili olan hesap hangisiyse çift tıklayalım ve ayarlarını açalım.
• Diğer Ayarlar>Gelişmiş>Posta Kutusu sekmesine gelelim.
• Sağ tarafta bulunan ekle butonuna tıklayalım ve posta kutusunun adını girelim.
• Ardından kaydedip kapatalım.

Outlook’un kapatıp açılmasını isteyecektir ardından da işlem tamamlanmış olacaktır. Ekran görüntüsüdne de görebilirsiniz.

OWA üzerinden kullanmak içinde;

• https://outlook.office365.com/ adresine giriş yapalım.
• Sağ üst köşede bulunan isminizi tıklayın ve açılan pencerede bulunan ” Başka bir posta kutusu aç…” butonunu tıklayalım.
• Ardından açılacak küçük pencerede posta kutusunu girelim ve tamam’I tıklayalım.
• Yeni bir sekmede, oluştuduğunuz posta kutusu açılacaktır.

Paylaşılmış posta kutusu hakkında daha fazla bilgileri ise aşağıdaki makalelerden bulabilirsiniz.

• Paylaşılan Posta Kutularını (Shared Mailbox) Outlook Üzerinde Normal Hesap Olarak Ekleme
• https://support.office.com/tr-tr/article/Payla%25C5%259F%25C4%25B1lan-posta-kutusu-olu%25C5%259Fturma-871a246d-3acd-4bba-948e-5de8be0544c9?ui=tr-TR&rs=tr-TR&ad=TR&fromAR=1
• https://technet.microsoft.com/tr-tr/library/jj966275%28v=exchg.150%29.aspx?f=255&MSPPError=-2147217396

Keyifli çalışmalar dilerim.