Office 365 Grup Türleri ve Genel Bilgileri 1/8
İçindekiler:
Merhaba arkadaşlar, bu yazı dizimde sizlere Office 365 Grup Türleri nelerdir bunlardan bahsedeceğim. Office 365 grup türleri diyorum, ama bunlar bildiğiniz Exchange grupları, arada bi SharePoint ve diğer ürünlere dğ Bu ilk makalede sadece genel bilgilerden bahsederken diğer makalelerde ise, kısıtlamaları, özelliklerin detayları ve yönetiminlerinden bahsedeceğim. Bu makale içinde bulabileceğimiz konulara öncelikle göz atalım isterseniz;
# Office 365 Grup Türleri Nelerdir?
Office 365 ‘te 4 farklı groups türü bulunuyor ve her grubun kendine ait farklı özellikleri mevcut. Bu grupların her biri için uzun detaylı birer makale yazacağım fakat kısaca özetlemek istiyorum bu makale içinde.
Office 365 Grubu: Bu grup türü, Office 365’in birkaç ürününü bir arada kullanmanıza olanak sağlayan bir grup türüdür. Sürekli yenilenen ve özellik eklenmeye devam eden bir grup. Microsoft’un ve benim tavsiye edeceğim grup bu olacaktır. Bu grup içinde SharePoint, Exchange, Planner, Teams ve birçok ürünü entegre şekilde kullanabilmek ekip arası iletişimi çok önemli ölçüde arttıracaktır. Detaylı bilgi için tıklayın.
Office 365 Groups ile ilgili olan yazı dizim;
Dağıtım Grubu – Distribution Group
Bir Exchange özelliği olan dağıtım grubu, Office 365 grup türleri nden biridir. Dağıtım grubu ise, Exchange’de en çok kullanılan grup türüdür. Bu grup, e-postaları dağıtma görevi taşır. Örneğin bilgiislem@cangunes.com adında bir grup oluşturdunuz ve gruba 5 bilgi işlemi de eklersiniz. Bu gruba e-posta gönderdiğinizde bütün üyelerine otomatik olarak e-postayı dağıtır. Toplu maillerde çok işinize yarayacak bir grup türüdür. Detaylı bilgi için tıklayın.
Dinamik Dağıtım Grubu – Dynamic Distribution Group
Bu grup türü ise dağıtım grubunun otomatize edilmiş halidir. Bir kural atarsınız ve o kurala göre üyelerini otomatik olarak çeker. Örneğin, satış departmanında olan kullanıcıları satis@cangunes.com grubununa ekle gibi. Bunun dışındaki dağıtım grubundan farkı bulunmuyor. Detaylı bilgi için tıklayın.
Güvenlik Grubu – Security Group
Adından da anlaşılabileceği gibi genel özelliği, yetkilendirme yapmaktır. SharePoint üzerinde kullanım için ideal bir grup türüdür. Her ne kadar yetkilendirme yapmak için kullanılsa da e-posta alma özelliği de bulunduğu için mail grubu da olabilir. Detaylı bilgi için tıklayın.
Office 365’te bulunan hangi grupları kullanmamız gerekir?
Bu konu aslında çok değişkenlik gösterebilir. Birçok değişkene bağlı olarak farklı şeyleri kullanmanız gerekebilir fakat her zaman ilk önceliğim Office 365 groups olacaktır. Bunun dışında ürünlerin genel özellikleri üzerinden size uygun olanları açıklamaya çalışayım.
Neden Office 365 grup kullanmalıyım?
Bu sorunun cevabı, eğer ki şirket içinde kullanıcılarınız arasında ekip iletişimi güçlendirmek ve çalışma ortamını daha kullanışlı hale getirmek istiyorsanız sizin ilk tercihiniz bu olmalı. Birkaç örnekle belirtmek gerekirse,
- E-Postaların takibini bir posta kutusu içinden takip edebilirsiniz. Diğer gruplar size mail gibi gönderecektir.( Bu da gönderebilir 🙂 )
- SharePoint üzerinde gruba ait bir ekip sitesi oluşacaktır ve grup içinden daha kolay erişip kullanabilir ve yetkilendirme yapabilirsiniz.
- Planner’ı kullanarak görev dağılımı yapabilirsiniz.
- Teams ile yukarıdaki ürünleri birbirine entegre edip çok güzel bir arayüzle daha kolay bir kullanım sağlayabilirsiniz.
- Şirket dışı kullanıcılar konuk kullanıcı olarak eklenebilir.
- Takvimini kullanarak bütün ekibi daha kolay organize edebilirsiniz.
Bu yukarıdaki özellikler, okuduğunuzda anlayabileceğiniz gibi, ekip iletişimini daha hızlı ve kolay hale getirmek için özellikler. Yani kısacası, ekibiniz içindeki iletişimi arttırmak, hızlandırmak ve daha basit bir hale getirmek istiyorsanız hiç düşünmeden Office 365 grup türleri geçebilirsiniz.
Neden Dağıtım Grubu kullanmalıyım?
Eğer ki amacınız sadece bir grup kullanıcıya toplu olarak mail göndermekse bu grubu kullanmalısınız. Bunun dışında sadece bir kullanıcıya gelen mailleri yönlendirmeye yarar(Detaylı bilgi için tıklayın). Grubun daha önce de belirttiğim gibi, ana özelliği gelen bir e-postayı toplu olarak başkalarına dağıtmak. Örneğin, satis@cangunes.com adında bir grup oluşturup içine satış ekibindeki herkesi eklersiniz. Bu gruba bir mail atıp bütün kullanıcıların almasını sağlarsınız.
Neden Dinamik Dağıtım Grubu kullanmalıyım?
Dağıtım grubunu anladık diye umuyorum, sadece gelen bir maili üyelerine göndermeye yarayan bir grup. Dinamik olanı ise, bu gruba üyeleri manuel eklemek yerine otomatik olarak ekleyen bir grup türü. Atayacağınız bir kural ile gruba otomatik olarak üye olmasını sağlayabilirsiniz.
Örneğin departmanında satış yazan kişileri satis@cangunes.com adresine ekle gibi. Bu kuralları PowerShell üzerinden kontrol etmek çok daha kullanışlı ve kolay. Arayüzde çok sınırlı sayıda seçenek mevcut. Detaylı bilgiyi ise grupla ilgili olan makalemde bulabilirsiniz.
Neden Güvenlik Grubu Kullanmalıyım?
Bu grubu ise sadece SharePoint yetkilendirmelerinde kullandım şu zamana kadar. Sadece kullanıcı yetkilendirmeleri için kullanmanızı tavsiye ederim. Bu grubun e-posta dağıtma özelliği olmasına rağmen, kullanmanın pek fayda sağlayacağını düşünmüyorum. Dağıtım grubunun özelliği bu. SharePoint içinde yetkilendirme yapabileceğiniz özellikler için kullanmak faydalı.
# Office 365 Grup türleri ni nereden yönetebiliriz? Farklı yöntemleri var mı?
Yukarıda bahsettiğim 4 grubu farklı yerlerden kontrol etme imkanımız mevcut. Ana hatları üzerinden belirtmek gerekirse,
- Exchange Yönetim Merkezi‘nden kontrol edilebilir.
- Office 365 Portal‘dan kontrol edilebilir.
- Azure Portal‘dan kontrol edilebilir (Belirli gruplar)
- Kullanıcı hesabından kontrol edilebilir (yetkisi varsa)
- PowerShell üzerinden kontrol edilebilir.
Kısaca nasıl oluşturulduğundan bahsetmek gerekirse;
Office 365 grup oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edelim.
- Exchange Yönetim Merkezi’ni açalım.
- Alıcılar sekmesi içinden gruplar sekmesine gelelim.
- Artı butonuna tıklayalım ve Office 365 grubunu seçelim.
- Açılan pencerede Grup Adı, Grup e-posta adresi sekmelerini dolduralım.
- Gizlilik sekmesinden grubun sadece üyelere veya herkese açık olmasını ayarlayalım
- Yukarıdaki adımları uyguladıktan sonra kaydet diyelim, grup 1-2 dakika içerisinde oluşacaktır.
Çok fazla detaya girmiyorum. Her grup özelinde detaylı teknik analizle birlikte anlatacağım. Office 365 Grup türleri hakkında bu makalemde size sadece genel olarak mantığından bahsetmek istedim. Bu konular ile ilgili aklınıza takılan bir soru varsa, yorum olarak yazabilirseniz bilgilerimi paylaşmaya çalışırım.
Umarım yararlı bir makale olmuştur, bir sonraki yazıda görüşmek üzere.
Serii’ye ait diğer makaleler:
Yorumlar kapatıldı.