Microsoft 365 Grup Yönetimi – Üye Ekleme – Yetkilendirme 4/8

Merhaba arkadaşlar, bu makalemde size Microsoft 365 Grup yönetimi nasıl yapılır bundan bahsedeceğim. Daha önce bu seride 3 makale yazmıştım. Onları tekrar hatırlamak gerekirse,

• Office 365 Grup Türleri ve Genel Bilgileri
• Office 365 Grup Nedir? Unified Groups
• Office 365 Grup Oluşturma Yöntemleri
• Office 365 Grupları PowerShel ile Yönetimi
• Office 365 Gruplarının Outlook Özellikleri
• Office 365 Gruplarının SharePoint Özellikleri
• Office 365 Gruplarının Planner Özellikleri

Microsoft 365 Grupları hangi yönemlerle yönetilir?

Microsoft 365 grup yönetimi de daha önceki makalelerimde belirtmiş olduğum yöntemlerle aynı tamamen. Diğer makaleleri okumadıysanız, kısaca tekrar özetleyelim.

• Exchange Yönetim Merkezi üzerinden değişiklik yapılabilir.
• Microsoft 365 Portal üzerinden değişiklik yapılabilir.
• Azure Portal üzerinden değişiklik yapılabilir.
• Kullanıcı hesabından değişiklik yapılabilir.
• PowerShell ile değişiklik yapılabilir.

Benim tavsiyem Exchange Yönetim Merkezi’nin kullanılması olacaktır. Bunun dışında yetkisiz kullanıcılar da kendi hesaplarında OWA’dan ya da Outlook’dan yapmaları sağlıklı olur. Diğerlerinin yönetiminden bahsetmeyeceğim. Bir grubun ayarlarını düzeleme ve değişiklikleri, Exchange Yönetim Merkezi üzerinden açıklayacağım. Kullanıcı hesabından değişiklikleri ise bir sonraki makalemde paylaşmayı düşünüyorum. Yazı serisini takip edebilirsiniz.

Microsoft 365 Grup yönetimi nde nelere dikkat etmeliyiz?

Yaptığınız değişikliklerin, telefisi olduğu için hayati öneme sahip birşey bulunmuyor. Grubu sildiğinizde bile kurtarabiliyorsunuz 🙂 Microsoft 365 grup yönetimi ile ilgili en çok dikkat etmeniz gereken şey; bu alanda yapacağınız değişiklikler şirket için kullanıcıları etkileyeceğinden dolayı bilgi vermek çok önemli. Yapacağınız değişiklikleri ve kullanıcıları nasıl etkileyeceğini grup üyelerine bir e-posta atarak belirtmenizi tavsiye ederim. Yoksa yine sizin başınız ağrıyacaktır. 🙂

Microsoft 365 Gruplarını düzenleme örnekleri

Şimdi gelelim Microsoft 365 grup yönetimi , yönetimi dediysek de çok alengirli birşey değil tabii ki! Altı üstü, bir önceki makalemde gösterdiğim oluşturma seçeneklerinin, değiştirilme versiyonları. Yaptığınız değişiklikleri planlı yaptığınız sürece hiçbir sorun yaşamayacaksınız. “Ne tür değişiklik yapabilirim?” diye soracak olursanız, yaptığınız herşeyi değiştirebilirsiniz. Grubun adı, e-posta adresi, üyeleri vb. Değişiklikler içinse benim tavsiyem, Exchange Online’ı kullanmanız olacaktır. Exchange Online tarafında değişikliği yapabilmek için aşağıdaki adımları takip edelim;

• Exchange Yönetim Merkezi’ne girelim.
• Alıcılar sekmesinden Gruplar seçeneğine tıklayalım.
• Gruplar içinden değiştirmek istediğiniz grubu seçelim ve çift tıklayalım.
• Küçük bir pencere açılacaktır aşağıdaki gibi;

Genel Sekmesinde ilk oluştururken gelen seçenekler geldi bu alandan;

Grubun adını, açıklamayı, gizlilik seçeneğini dilini ve yeni abonelerin ne olacağı hakkında değişiklik yapabiliyoruz. Aman tanrım! E-posta adresini değiştiremiyor muyuz neden pasif? Demiyoruz diye tahmin ediyorum, evet arayüzden değişemiyoruz ama bunu PowerShell ile yapabileceğiz. Çok dert edilecek bir mevzu değil. Ha! Neden Microsoft bunu yapmamış ben de anlamış değilim. Vardır herhalde bir hikmeti diyip geçiyorum.

Sahiplik sekmesinde ise, grubun yöneticilerini değiştirebiliyoruz veya daha fazlasını ekleyebiliyoruz.

Üyelik sekmesinden kullanıcılar ekleyip çıkarabiliyoruz.

Teslimat yönetimi sekmesinden ise, bu gruba kimlerin e-posta gönderebileceğini veya kimlerin engellenmesi gerektiğini belirtiyoruz. Aşağıdaki ekranda iletileri kabul edilecek veya reddedilecek kullanıcıları girebileceğiniz alanı görebilirsiniz.

Son olarak grup temsilcisi sekmesinden de bu grubun üzerinden posta gönderebilecek kullanıcıları ayarlıyoruz. Kısa bir örnekle belirtmek gerekiyorsa;

bilgi@cangunes.com kullanıcısı eğer ki oluşturduğumuz o365unifiedgroup@cang.us adresinin üzerinden mail göndermek istiyorsa farklı gönder alanına kendi ismini yazabilir. Bu durumda da bilgi@cangunes.com kullanıcısı outlook üzerinde kimden kısmını değiştirerek bu adresi yazarsa, sanki o adresten gönderilmiş gibi davranacaktır.

Bu değişiklikler bu kadar. Bir de e-posta adresi değiştirme nasıl yapılır onu göstermek gerekiyor fakat onu da bir sonraki makalemde, PowerShell ile yönetim kısmında göstereceğim.

Yönetici olmayan kullanıcı hesaplarından Microsoft 365 grup yönetimi;

Yönetici olmayan normal bir kullanıcının da Microsoft 365 grup yönetimi tarafında da belli başlı şeyleri yönetebildiğini söylemiştim. Bunun için gruba yönetici/sahip olarak atanmanaları gerekmektedir.

Yetki vermek için yukarıdaki bölümde sahiplik kısmından bahsetmiştim, bu alanı kullanarak yetki verebilirsiniz. Ben E.Can Güneş adlı başka bir kullanıcı oluşturdum ve buna verdim yetkiyi. Bu hesap üzerinden değişiklik yapacağım.

Kullanıcıya yetki verdikten sonra, E.Can Güneş hesabını açtım ve Posta sekmesine geldim. Sol taraftaki menüde Gruplar bölümünü göreceksiniz. Bu alandan değişiklik yapmak istediğiniz grubu tıklayın.

Grup içine girdikten sonra sağ üst kısımda, üyeler/ members yazacaktır. Bu alanı tıklayalım ve üyelerin bulunduğu alana gelelim.

Tıkladıktan sonra ise, kullanıcıların bulunduğu bir sayfa açılacaktır. Bu alanda

• All sekmesinde gruptaki bütün kullanıcıları görebilirsiniz
• Owners sekmesinde grubun sahiplerini görebilirsiniz.
• Guests sekmesinde ise, kuruluşunuz dışında olmasına rağmen buraya eklenmiş kullanıcıları görebilirsiniz.
• Biz bu alandan Add members / Üye ekle butonuna tıklayacağız ve yanda ekleme yapabileceğiniz pencere açılacaktır.

Üye ekleme alanı ise aşağıadaki gibi görünmektedir. Bu alandan kullanıcı adını yazıp yukarıda bulunan kaydet butonuna tıklamanız yeterli olacaktır.

Bu alanı sahip olduğunuzda kullanabilirsiniz dedim ama küçük bir ayrıntıyı da size belirtmem gerekiyor, normal bir kullanıcı da buradan gelip üye ekle diyebilir. Fakat o üye eklenmeyecektir. Üye ekleme talebi olarak, grubun sahibine onay e-postası gidecek, eğer grubun sahibi o kullanıcıyı onaylarsa, sahibi olmayan kullanıcının eklediği kişi de eklenmiş olacaktır.

Microsoft 365 grup yönetimi bu kadar basit. Çok zorlu olan bir alanı bulunmuyor açıkçası, bu arada;

Makale ile ilgili aklınıza takılan bir soru olması durumunda yorum bırakabilirsiniz. Umarım yararlı olmuştur, keyifli çalışmalar dilerim.