Gereksiz Postaları Engelleme – Exchange

Merhaba Arkadaşlar, Office 365 Gereksiz Postaları Engelleme başlıklı makalemde size, gereksiz postalar ve engelleme yöntemlerinden bahsedeceğim. Biraz uzun soluklu bir makale olacak, istediğiniz yöntemi uygulayabilirsiniz.

Öncelikle konu başlıklarımıza bakalım. Spam mail engelleme, gereksiz postaları engelleme ve gereksiz postaları engelleme olarak yazdığıma bakmayın, aslında hepsi aynı işlem. Sadece birazcık seo için kelime oyunu 🙂

Yukarıdaki bağlantıları tıklayarak istediğiniz başlığa gidebilir ve bahsi geçen ayarı uygulayabilirsiniz. Şimdi konudan fazla da sapmadan giriş yapalım isterseniz;

# Gereksiz Posta Nedir? (Spam Mail Nedir?)

Gereksiz posta, yani spam mail bir çok yerde duyarız. Terim olarak bir çok kişi bilse de bilmeyenler için kısaca açıklayalım;

Gereksiz Posta Nedir?

Gereksiz mailler, e-posta kullanıcısının isteği dahilinde olmadan reklam ve virüs amaçlı gönderilen e-postalardır. Genellikle, bir internet sayfasından aldığınız üyelik sonrası farklı kişilere satılarak sürekli yayılırlar.

Benim E-Posta Adresimi Nasıl Buluyorlar?

Daha önce belirttiğim gibi, genellikle bir internet sayfasından aldığınız üyelik sonrası dağılır. Sürekli, reklam veya virüs amaçlı kullanmak amacıyla farklı kişiler satın alarak sizi bulmaya devam edebilir. Tabii ki tek sebebi bu değil, sizin adresinizi bilen bir arkadaşınızın e-posta adresini çaldırması sonucu vb sebeplerle de bulabilirler ve UBE adı verilen, toplu E-postalardan adresiniz alınabilir. Gereksiz e-posta gönderen şirketlerin sizin adresinize ulaşma yolları burada yazamayağım kadar fazla.

# Gereksiz Postaların Önüne Geçme Yöntemleri Nelerdir?

Gereksiz Postaları Engelleme için öncelikle kullanıcının bu soruna karşı bir önlem alması gerekmektedir. E-posta kullanıcısını bilinçlendirmeden bir alacağınız önemlemlerin yararı düşecektir. Zaten %100 olarak engelleme imkanınız malesef ki olmayacaktır, fakat kullanıcının yardımı ile bu yüzdeyi en yüksekte tutabilirsiniz. Peki kullanıcının ne yapmasını isteyebiliriz?;

Gereksiz Postalara Önlem İçin Ne Yapabilirim?

Gereksiz Postaları Engelleme için yapılacak bir çok işlem bulunur aslında. Fakat gereksiz postaları engelleme hiçbir zaman %100 olarak çalışmaz.

• E-posta adresinizi güvenmediğiniz sayfalardan üyelik almak için kullanmayın.
• Kişisel web sayfanızda ve sosyal medya’da e-posta adresinizi açık şekilde yayınlamayın.
• Adresinizi yayınlamanız gerektiğinde eposta@eposta.com seklinde yayınlamaktansa eposta at eposta .com şeklinde yayınlayın.
• E-Posta adresinizi botların kaydedememesi için resim şeklinde yayınlayabilirsiniz.
• Gerekmedikçe, çok fazla kişinin bulunduğu e-postaları yanıtlamayın.
• Alışveriş mağazalarında/satın aldığınız bir ürün olduğunda form doldururken imzaladığınız belgelerde reklam amaçlı kullanılmadığından emin olun.

Gereksiz Postalara Önlem İçin yönetici tarafında ne yapabiliriz?

Kullanıcı tarafında önlem alması oldukça zordur tabii ki. Bunu kullanıcıya anlatmak bir dert, anlattıktan sonra uygulamasını beklemek ayrı bir dert. Ee, hâl böyle olunca kullanıcıdan beklentiyi çok yüksek tutmayıp kendi önlemlerimizi almamız gerekiyor. Bu makalede genel hatlarıyla birkaç bilgi paylaşacağım ve Exchange tarafındakilerin yapımlarını gösterereceğim. Önce genel olarak bahsedelim;

• Bir antivirüs yardımı ile azaltabilirsiniz. Eset Smart Security tavsiye edebilirim.
• Firewall üzerinden engelleme, genel olarak WatchGuard kullandığımdan dolayı gelişmiş bir filtreleme orada yapabileceğinizi düşünüyorum.
• Exchange kullansanızda DNS farklı bir firmadan yönetiliyorsa, DNS provider tarafından engelleyebilirsiniz.
• SmartHost ile engelleyebilirsiniz.
• ADSL Kullanıcılarından mail almayı engelleyebilirsiniz. Teknik olarak %70’I engeller, fakat ADSL kullanan hiçbir kullanıcıdan mail alınmayacağı için sorun yaşayabilirsiniz.
• Sunucunuza Exchange için AntiSpam özelliği olan uygulamalar kurabilirsiniz.

Yukarıda bahsettiğim önlemlerin tamamını bile alsanız, hâlâ küçük bir ihtimalde olsa spam mail gelmeye devam edecektir. Siz her ne kadar önlem almaya devam etseniz de istemediğiniz o gereksiz postaları göndermek için spam canavarları da karşı önlem almak için çalışmalarını devam ettiriyolar. Ben bu makalemde size yukarıda yazdıklarımın dışında kalan ve Exchange üzerinde yapabileceğimiz işlemlerden bahsedeceğim. Aşağıdaki adımları kontrol edebilirsiniz;

# Spam Mailleri Kural ile Engelleme

Spam mailleri kural ile engellemek için birkaç farklı yöntem deneyebiliriz. Fakat ben size sadece içerik bazlı engellemeyi paylaşacağım. Diğer yöntemleri de farklı şekillerde paylaşacağım. Makalenin devamında bunları da görebilirsiniz. Kural ile içerik engellemek için aşağıdaki adımları uygulayabiliriz; Exchange Kural Oluşturma Hakkında Detaylı Bilgi İçin Tıklayın.

• Exchange Yönetim Merkezi > Posta Akışı sekmesine girelim.
• Kurallar sekmesine gelip + (Artı) butonuna basarak yeni bir kural oluşturalım.
• Açılan pencerenin alt kısmında bulunan Diğer seçenekler… butonuna tıklayalım ve bütün seçenekleri aktif edelim.
• Şu koşulda bu kuralı uygula sekmesine gelelim ve konu veya gövde yazısına gelip yan taraftan konu veya gövde bu sözcüklerin herhangi birini içerir yazısına tıklayalım.
• Şunu Yap sekmesinde ise aşağıdaki seçeneklerden birini ayarlayabilirsiniz.

İletiyi onay için ilet: Bu sekmeden iletiyi onay için iletebilir ve eğer iletilen kişi spam olmadığını düşünüyorsa onay verip kullanıcıya düşmesini sağlayabilir.

İletiyi şuraya tekrar yönlendir: Bu sekmeden de spam için oluşturduğunuz bir mailbox’a yönlendirip ara sıra o adresi kontrol edebilir ve kullanıcılara bilgi verebilirsiniz.

İletiyi engelle: Benim tavsiye ettiğim ise bu seçenek olacaktır. Spam olduğunda ise, hiç kimseye haber vermeden silebilirsiniz.

Engellenmesi gereken bilgileri de ekran görüntüsünde gördüğünüz sözcükleri girin kısmından girebilirsiniz.

Kural ile engelleme bu kadar basit. Önemli olan tek şey, sözcükleri girin kısmında bulunan alan. Bu alana doğru sözcükleri girdiğinizden emin olmanız gerekiyor. Örneğin ttnet virüsü için Ttnet yazıp geçmeniz, ttnet’ten gelen bütün mailleri de engelleyebilir. Genel olmayan o e-postaya özel olan bilgileri girin.

# İstenmeyen Postaları Bağlantı Filtresi ve İstenmeyen Posta Filtresi İle Engelleme

Bu alanda bahsedeceğim işlemleri kurallar ile de yapabiliriz fakat bunun için özel bir alan koymuşlar zaten o nedenle İstenmeyen Posta Filtresi ve Bağlantı Filtresi kısımlarından bahsedeceğim sizlere. Bu iki alanı kullanarak spam mailleri engelleme imkanımız mevcut. Öncelikle, bağlantı filtresinden bahsedelim isterseniz;

Bağlantı Filtresi Nedir?

Bağlantı Filtresi, Exchange Online’da belirli bir ip üzerinden gelen mailleri güvenilir olarak eklemek veya engellemek istiyorsanız, kullanabileceğiniz özelliktir. Bağlantı filtresine içinde bir veya daha fazla ip adresini güvenilir olarak eklemek veya mail göndermesini engellemek için aşağıdaki adımları takip edelim.

• Exchange Yönetim Merkezi‘ni açalım.
• Koruma sekmesi içinden bağlantı filtresi butonuna tıklayalım.
• Hazırda bulunan default filtreyi çift tıklayıp açalım.
• Açılan pencerede, bağlantı filtreleme alanından izin verilen ip adresleri alanından güvenilir olarak ekleyebilirsiniz.
• Aynı yerde engellenen ip adresleri alanından ise ip adreslerini blacklist’e ekleyebilirsiniz.

Yukarıdaki işlemi yaptıktan sonra kaydedelim. İşlem ortalama 24 saat içerisinde aktif olacaktır. Şimdi bir de İstenmeyen Posta Filtresine bakalım.

İstenmeyen Posta Filtresi Nedir?

İstenmeyen Posta Filtresi, “Office 365’de bir domaini nasıl engelleriz?” sorusunun cevabı aslında. Bir o kadar da güvenilir olarak eklemek için kullanabiliriz tabii ki. Exchange Online’da bir kullanıcıdan veya bir domainden gelen mailleri engellemek istiyorsanız istenmeyen posta filtresini kullanabilirsiniz. İstenmeyen posta filtresine bir kullanıcı veya domain eklemek için aşağıdaki adımları takip edelim.

• Exchange Yönetim Merkezi‘ni açalım.
• Koruma sekmesi içinden istenmeyen posta filtresi butonuna tıklayalım.
• Hazırda bulunan default filtreyi çift tıklayıp açalım.
• Açılan pencerede, engelleme listeleri alanından kullanıcı mail adresini veya domaini ekleyelim.

Yukarıdaki işlemi yaptıktan sonra kaydedelim. İşlem ortalama 24 saat içerisinde aktif olacaktır.

# Kullanıcı OWA’sı üzerinden Gereksiz Postaları Engelleme

Bir üst başlıkta belirttiğimiz istenmeyen posta filtresi kullanıcı OWA’sı üzerinden de yapabilirsiniz. Bunun için kullanıcı ayarlarından bahsettiğim makaleye göz atabilirsiniz. Kullanıcı OWA’sı üzerinde de istenmeyen posta filtresini kullanmak için aşağıdaki adımları takip edelim;

• Portal’da sağ üst köşede, isminizin yanında bulunan çark işaretine tıklayalım.
• Alt kısımda “Uygulama ayararınız” kısmını göreceksiniz. Bu alanda Posta giriş yapalım.
• Bu alandan tekrar sol tarafta bulunan posta sekmesine gelelim.
• Hesaplar altında bulunan Engelle veya izin ver bölümünden spam maili gönderen kullanıcıları engelleyebilirsiniz.

Bu makalede bulunan adımlar Exchange Server 2013+2016 ve Exchange Online üzerinde uygulanabilir durumdayken paylaşılmıştır.

Umarım bilgiler faydalı olmuştur, keyifli çalışmalar dilerim.