Exchange Online Arşiv Nasıl Yapılır?

Posted by

Exchange Online Arşiv Nasıl Yapılır?

Merhaba Arkadaşlar,

Bu makalemde çok sık sorulan Exchange Online Arşiv nasıl yapılır bundan bahsedeceğim. Öncesinde kısaca bilgi paylaşalım. Bunun kullanım amacı kişiden kişiye değişiyor ama en yaygın kullanımı mailbox’ı çok dolu olan kullanıcıların mailbox’ında yer açmak için kullanılıyor. Bu yapı oldukça mantıklı. Office 365’de bulunan bir mailbox’ınız varsa bunun boyutu 50GB olarak gelecektir ve 40GB’a yaklaştığınızda bile arama sonuçlarında yavaşlama, Outlook’da yavaşlama gibi sorunlarla karşılaşacaksınız. Bunun için farklı bir mailbox’a aktarmak güzel bir fikir.

İyi de nasıl yapıyoruz bu arşivi?

Exchange Online Arşiv’i yaparken en çok yapılan hata mailbox ayarları içerisinden arşivi aktif edip bırakmak. Bu arşivin çalışması için birde kural oluşturmanız gerekecektir. Örneğin, “bir e-posta geldikten 90 gün sonra arşive taşı” gibi bir kural oluşturduktan sonra işlevini görecektir. Şimdi durumu tam olarak yapımından bahsedelim…

Exchange Online Arşiv bekletme etiketi nedir? Bekletme etiketi nasıl oluşturulur?

Öncelikle kullanıcının arşivini etkileştirmiştik. Şimdi kullanıcı için bir bekletme etiketi oluşturacağız. Bu bizim için bir nevi kural gibi düşünebilirsiniz. Makalenin başında belirttiğim gibi ” bir e-posta geldikten 90 gün sonra arşive taşı ” gibi bir görevi olması gerekiyor ve bunu buradan oluşturacağız. Aşağıdaki ekran görüntüsünde gördüğünüzde de az çok kafanızda oluşacaktır.

      • Exchange Admin Center’ giriyoruz
      • Uyumluluk yönetimi’ne geçiyoruz
      • En sağda bulunan bekletme etiketlerini tıklıyoruz.
      • Ardından açılan pencerede size bir takım seçenekler sunuyor. Eğer bunlardan birisi sizin için uygunsa yenisini oluşturmanıza gerek yok bir sonraki adıma geçebilirsiniz. Fakat biraz daha özelleştirmek istiyorsanız resimden sonra devam edelim.

      • Artı butonuna tıklıyoruz ve ” posta kutusunun tamamına otomatik olarak uygulanan ” seçeneğini işaretliyoruz. ( Bu posta kutusundaki bütün klasörleri aynı şekilde arşivlemeye yarar. Diğerleri de klasör bazlı yapmanızı sağlar.)

      • Bu işlemin ardından aşağıdaki pencere açılacaktır. Burada doldurmamız gereken alanlar ise oldukça belirgin.
      • En üstte bekletme etiketi için bir isim belirliyoruz.
      • Bekletme işlemi: Arşive Taşı yapıyoruz. Diğerlerinin ne yapacağı da belli. Birisi siliyor diğeri ise kalıcı olarka siliyor.
      • Bekletme Süresi: Öğe şu yaşa ulaştığında seçeneğini tıklıyoruz ve kaç günlük e-postaların arşivleneceğini yazıyoruz ve kaydet’i seçiyoruz.

Bekletme ilkesi ne işe yarar? Bekletme ilkesi nasıl oluşturulur?

Bekletme ilkesi, daha önceden oluşturudğunuz bekletme etiketlerini kullanarak kullanıcıya rolü atayacak olan işlemdir. Yani oluşturduğumuz bekletme etkileti tek başına bir işe yaramıyor. Oluşturduğunuz gibi kalıyor, bir kullanıcıya veya herhangi bir mailbox’a atayamıyorsunuz. Atayabilmeniz için bekletme ilkesi vermeniz gerekiyor ve ilkeyi ise kullanıcıya/mailbox’a atıyoruz. Geçelim şimdi bekletme ilkesi oluşturmaya ;

      • Exchange Yönetim Merkezi’ne giriyoruz.
      • Uyumluluk yönetimi altında bulunan bekletme etiketlerini tıklıyoruz. Yine burada varsayılan olarak gelen bir ilke göreceksiniz.

      • Yeni bir ilke için artı butonuna tıklıyoruz
      • Açılan pencerede üst kısıma bir bekletme ilkesi adı giriyoruz ve hemen altında bulunan artı butonuna tıklıyoruz.
      • Açılan sayfada daha önce oluşturudğumuz ve varsayılan olarak gelen etiketleri göreceksiniz. Buradan yeni oluşturduğumuzu seçiyoruz ve ekle diyoruz ve ardından tamam’ı tıklıyoruz.

    • Ekleme işlemi tamamlandıktan sonra ise aşağıdaki gibi bir görüntümüz olacak. Etiketin içinde benim için;

Bekletme Süresi: 90Gün

Bekleme İşlemi: Arşiv.

    • Yukarıdaki işlemleri tamamlayacak şekilde ayarlanmış olduğunu görüyorum ve kaydet’e tıklıyoruz ve kapatıyoruz.

Exchange Online Arşiv Nasıl Aktif Edilir?

      • Exchange yönetim panelini açıyoruz ve alıcılar sekmesinde bulunan arşivi aktif etmek istediğiniz kullanıcıya çift tıklıyoruz ve ardından Posta Kutusu Özellikleri’ne tıklıyoruz.
      • Posta kutusu özelliklerinde üçüncü sırada ” Bekletme İlkesi: ” adı altında bir yazı göreceksiniz. Buradan oluşturduğunuz ilkeyi seçin.
      • Sayfayı biraz aşağıya kaydırın ve ikinci resimde göreceğiniz gibi ” Arşivleme: Devre Dışı Bırakıldı ” yazısının hemen altında bulunan ” Etkinleştir ” yazısını tıklayın.
      • Daha sonra kaydet’i tıklayın.

    • İşlem bu kadar. Bu adımların ardından Outlook uygulamanız üzeridne zaten otomatik olarak MAP edilecektir. Outlook uygulaması içerisine düşmesi biraz yavaş olabilir. Hemen tıkladığınız anda olmasını beklemeyin. Bazen 2-3 saate kadar uzayabiliyor(Kapatıp açmanız mantıklı bir çözüm önerisidir:)). Outlook içerisinde bu posta kutusunun adı ” çevrimiçi arşiv – Kullanıcı Adı ” olarak gelecektir.

Umarım faydalı olmuştur, keyifli çalışmalar dilerim..

Leave a Reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir